Ексклюзивно для видання «Новое время. Бизнес» начальник управління та супроводу ЦФ Державної IT-компанії ДП «Інфотех» Артем Сітало проаналізував, яких успіхів досягли та з якими проблемами зіткнулись органи виконавчої влади в період пандемії.
Як кажуть, біда не сама ходить, а з собою ще й горе водить. Так сталося і з карантином, який оголив всі наявні проблеми з боку автоматизації процесів управління в органах державної влади. При цьому слід зазначити, що проблеми, хоч і серйозні, зачепили далеко не всіх.
Органи державної влади, які вже давно зрозуміли доцільність автоматизації процесів управління і доклали до цього відповідні зусилля, з легкістю витримують обмеження. В наш час, а тим більше в органах виконавчої влади, головним принципом автоматизації є централізована методологія обліку, планування та прийняття управлінських рішень.
Окремо виділяється питання документообігу. Більшість установ автоматизують лише робочі місця діловодів. В іншому, документообіг здійснюється так, як і раніше, в паперовому вигляді. Навіть не враховуючі, наскільки це витратно, очевидно, що це водночас і неефективно. Виходячи з досвіду, після впровадження системи електронного документообігу в Міністерстві внутрішніх справ, швидкість обробки та виконання документів збільшилася в рази. При цьому стало можливим не лише контролювати строки виконання документів, а й визначати де виникають найбільші затримки, і, відповідно, підвищувати ефективність цих відділів. За декілька місяців змінити стару, неповоротку систему було справжнім викликом для нас, тому такі результати не можуть не тішити.
Однак, є й вищезгадані проблеми.
По-перше, в багатьох відомствах відсутня єдина політика автоматизації діяльності. В результаті підпорядковані установи таких відомств приймають рішення щодо автоматизації самостійно. Це призводить до використання різних продуктів, підходів та способів для вирішення однакових задач. І, як наслідок, порушуються єдині принципи обліку, форм звітності, ускладнюється або унеможливлюється обмін даними.
По-друге, існує проблема з каналами зв’язку і мереж. В більшості органів виконавчої влади ці проблеми суто технічні, такі як відсутність каналів зв’язку або їх погана якість. Проте є і проблеми з нормативним врегулюванням існуючих каналів з боку захисту інформації. Згідно діючих норм законодавства внутрішня мережа органу виконавчої влади має бути відокремлена від мережі інтернет. Це унеможливлює доступ ззовні, що було б дуже доречним в умовах карантину. Використання правильно налаштованих VPN-мереж могло б вирішити цю проблему, але й вони наразі не є дозволеним шляхом організації віддаленого доступу.
По-перше, це затримки в логістичних ланцюжках. І, як наслідок, несвоєчасне забезпечення державних установ товарно-матеріальними цінностями призводить до загально відомих проблем, починаючи з відсутності спеціалізованих бланків і закінчуючи відсутністю медикаментів в лікарнях. Зазвичай ми звикли, що проблеми з забезпеченням полягають лише у недостатньому фінансуванні, проте величезний обсяг проблем в цій сфері напряму залежить від чітко вибудованої та автоматизованої логістичної системи.
По-друге, використання паперового документообігу не дозволяє швидко обробляти звернення громадян, та, відповідно, вживати необхідних заходів. До того ж паперове звернення й взагалі може загубитись, блукаючи в численних коридорах та кабінетах. Діюче законодавство передбачає місячний термін на розгляд та вирішення звернень громадян. Як показує досвід, звернення можуть оброблятися значно швидше за умови автоматизації цього процесу. У масштабах країни це тисячі звернень щоденно. І для кожної конкретної людини її питання є найважливішим та невідкладним, тож будь-які затримки в розгляді напряму впливають на справи, а іноді й долі людей.
По-перше, це розширення обізнаності керівників органів виконавчої влади про наявні способи комплексної автоматизації та результати її проведення. Це дозволить осягнути, що результати автоматизації виходять далеко за межі спрощення роботи конкретного бухгалтера, фінансиста, діловода. Це впливає на ефективність установи в цілому, а відповідно говорить про ефективність керівника.
По-друге, необхідне спрощення нормативної бази у сфері побудови захищених мереж та їх сертифікації. На даний час для більшості органів виконавчої влади це надто складна та надмірно витратна процедура. Головним гальмівним фактором для диджіталізації більшості процесів в сфері державного управління є саме складність побудови захищених каналів зв’язку та мереж.
Дивлячись в майбутнє, сподіваюсь, що в найближчий час будуть прийняті відповідні зміни, які полегшать побудову захищених систем для кожного органу державної влади. Це надасть потужний поштовх в автоматизації державного сектору і, безумовно, відобразиться на ефективності органів виконавчої влади в цілому.